Недостаток персонала ведет к выгоранию и срыву сроков. Переизбыток — к раздутому фонду оплаты труда и снижению рентабельности. Найти «золотую середину» — ключевая задача для собственников и HR-директоров. В этой статье разберем по шагам, как рассчитать оптимальную численность штата, которая обеспечит эффективность без лишних затрат.
Почему не работает «на глазок»?
Интуитивные решения и просьбы руководителей «нанять еще людей» часто приводят к дисбалансу. Оптимальная численность — это не абстракция, а конкретный показатель, который можно просчитать на основе данных о нагрузке, бизнес-процессах и целях компании.
Вся расчетная деятельность отталкивается от стратегии компании.
Определите цели: Планируете ли вы выход на новый рынок, запуск продукта или увеличение объема продаж на 30%? Цели диктуют объем работ.
Считайте нагрузку: Проанализируйте ключевые показатели, которые создают нагрузку на сотрудников.
Это может быть:
- Количество заказов/обращений в месяц.
- Объем производимой продукции (штуки, килограммы, литры).
- Количество клиентов в базе.
- Количество проектов одновременно.
Это самый точный, но и самый трудозатратный метод. Идеален для операционных задач (производство, кол-центры, обработка заявок).
- Декомпозируйте процессы: Разбейте работу сотрудника на отдельные операции (звонок клиенту, составление КП, сборка изделия).
- Замерьте время: С помощью хронометража или систем учета рабочего времени определите, сколько минут или часов в среднем занимает каждая операция.
- Посчитайте общую нагрузку: Умножьте время на операцию на количество таких операций в периоде (день, месяц).
В месяц поступает 22 000 звонков. На обработку одного звонка в среднем уходит 6 минут.
- Общее время в месяц: 22 000 * 6 мин = 132 000 минут (2200 часов).
- Рабочее время одного оператора: 168 часов в месяц.
- Коэффициент отсутствий: 1,15.
- Расчет: (2200 ч / 168 ч) * 1,15 ≈ 15,06 → Необходимо 15 операторов.
Если нет возможности проводить хронометраж, можно опираться на общедоступные данные:
- Отраслевые нормативы: Для гостиниц, ресторанов, производств часто есть рекомендуемые нормы числа сотрудников на единицу площади или на один объект.
- Бенчмаркинг: Изучите, как построены процессы у конкурентов или в смежных отраслях. Сколько сотрудников в аналогичных отделах у них
Важно: этот метод дает лишь ориентир, так как процессы в каждой компании уникальны.
Бизнес редко бывает статичным. Используйте гибкие подходы:
- Скользящий график: Для ритейла или сферы услуг, где есть часы пик и простоя.
- Кросс-функциональность: Обучение сотрудников смежным профессиям позволяет гибко перераспределять нагрузку без найма новых людей.
- Аутсорсинг и фриланс: Перевод периодических или узкоспециализированных задач на внешних исполнителей помогает не раздувать штат.
Оптимальная численность — не постоянная величина. Раз в полгода-год задавайтесь вопросами:
- Не изменился ли объем работы?
- Не появились ли новые технологии или инструменты, повышающие производительность?
- Соответствует ли текущая структура бизнес-задачам?
Частые ошибки:
- Учет только «полезного» времени: Игнорирование времени на совещания, обучение, административные задачи.
- Пренебрежение коэффициентом отсутствий: Это ведет к недокомплекту в пиковые периоды.
- Копирование структуры конкурентов: Без понимания внутренних процессов это бесполезно.
Расчет оптимальной численности — это не разовая акция, а цикличный процесс анализа, планирования и контроля. Подход на основе данных, а не интуиции, позволяет строить эффективные, рентабельные и устойчивые команды, способные выполнять любые бизнес-задачи.
Команда "SmartBee - консалтинг
Email: info@smart-bee.ru
