Не удивительно, что в первые месяцы работы многие новички занимают пассивную или выжидательную позицию. Бояться что-то сделать неправильно, лишний раз отвлечь коллег, чтобы не получить негативную оценку все это существенно снижает их продуктивность.
Сейчас, во многих российских и западных компаниях существуют собственные путеводители для новых сотрудников. Книга нового сотрудника выполняет роль путеводителя, проводника в корпоративный мир и содержит в себе всю необходимую информацию для успешной адаптации работника в Компании.
Путеводитель способен помочь новичку быстро освоиться в новых условиях, лучше понять особенности корпоративной культуры, познакомиться с существующими традициями, правилами и стандартами работы, узнать о перспективах своего развития в Компании и многом другом.
Особенную ценность приобретает эта книга, когда из компании уходят специалисты, которые не передали информацию новому сотруднику. В этом случае вам нужно будет приложить больше усилий при обучении вновь принятого сотрудника, но у вас в книге будет вся необходимая информация, инструкции, алгоритмы действий.
Еще плюсы создания книги для новых сотрудников:
- Эффективнее проводить процесс ввода в должность новых сотрудников
- Укрепит и разовьет корпоративную культуру компании
- Повысить вовлеченность персонала
- Сформируют привлекательность бренда работодателя и т.д.
Вы можете сами разработать такую книгу, а можете делегировать этот проект профессионалам. Для того чтобы составить качественный и полезный путеводитель, важно правильно определить его структуру, подобрать необходимую информацию, выбрать доступный и понятный стиль изложения.
НЕКОТОРЫЕ ПРАВИЛА СОЗДАНИЯ КНИГИ ДЛЯ НОВИЧКА
1. Книгу разрабатываем для каждой должности отдельно (например, «Книга секретаря», «Книга руководителя отдела продаж», «Книга менеджера по продажам» и т. д.).
2. У каждого сотрудника должна быть своя, индивидуальная, книга. Это очень важный психологический момент. Ведь если это «именная» книга, то и информация в ней будет именно для этого сотрудника, а значит, он будет чувствовать больше ответственности за выполнение своей работы. К тому же, каждому из нас более приятен индивидуальный подход.
3. Книгу делаем как в электронном виде, так и бумажный вариант. Из практики, люди больше любят бумажный вариант, они ее могут взять с собой на изучение домой, делать дополнительные пометки, объяснения.
Если вы проанализируете примеры книг сотрудников, обратите внимание, что в них подается только информация касательно корпоративной культуры, ценностей, правил поведения или же поданы только инструменты для выполнения функциональных обязанностей сотрудника.
Книгу сотрудника лучше разделить на две части. Первая часть — все, что касается организационных вопросов, корпоративной культуры – будет общей для всех сотрудников. Вторая часть — функционал должности, инструменты, рабочие моменты — будет индивидуальной для каждой должности и сотрудника.
Содержание книги сотрудника
Часть 1
- Приветствие директора компании
- Ваш первый день
- История и факты о компании
- Основные услуги и продукты компании
- Результаты работы компании (инфографика)
- Наша компания (миссия, ценности, корпоративная символика)
- Описание оргструктуры (плюс имена и фото)
- Карта-схема предприятия
- Описание функций и сфер ответственности подразделений
- Словарь основных терминов
- Мессенджеры
- Телефонный справочник
- Организационные вопросы: заказ пропуска, канцтоваров, визиток, обедов, взаимодействие с обеспечивающими службами
- Основные праздники, которые отмечает компания
Часть 2
- Ваш рабочий день (график)
- Ваш функционал
- Взаимодействие с другими отделами (табличка/схема)
- Ваш первый месяц
- Тайминг обучения
- Системы постановки задач
- Отчетность
- Система оценки
- Ваша система мотивации
- Карта развития сотрудника
- Часто повторяющиеся ошибки на этой должности
Для каждой должности мы можем дополнить книгу необходимой информацией. Например, в книгу менеджера по продажам можно внести еще такие моменты:
- Карта продукта
- Этапы продаж
- Шаблоны для писем, мессенджеров, правила отправления
- Цель звонка
- Скрипты разговоров
- Скрипт работы с возражениями
- Алгоритм работы с проблемными клиентами
- Конкуренты
- Чек-лист по звонкам
- Работа с CRM
- Инструкции
Чтобы книга была рабочим инструментом, обязательно задействуйте руководителей отделов, значимых сотрудников. Проведите с ними ряд мозговых штурмов, чтобы книга максимально была наполнена полезным и важным для новичка информацией.
Разные компании по - разному подают материал в книге:
- в виде схем, табличек
- текстовое описание
- используя мультипликационных героев
- в виде карманного справочника
- в форме календаря
- сказок
Рекомендации к написанию и подаче текста книги сотрудника
- Если вы создаете книгу для сотрудников поколения Y, Z — минимизируйте текст, подавайте информацию в виде картинок, инфографики.
- Структурируйте, выделяйте информацию, не пишите сплошным текстом.
- Пишите небольшим предложениями (5–7 слов).
- Используйте доступную лексику.
- Сотрудник, читая книгу, должен понимать, что она написана именно для него (персонализированный подход).
Любой инструмент создается прежде всего для сотрудника. Пересматривайте время от времени книги сотрудников в своей компании (лучше всего установить какие-то сроки), обновляйте информацию, вовремя реагируйте на изменения, не пытайтесь поместить работу сотрудника в устаревшую информацию.
